Après avoir configuré les paramètres des ligues et saisi les contraintes des équipes, vous êtes maintenant prêt à créer vos plages horaires pour générer un calendrier.

Est-ce que je suis prêt? Liste de vérifications

Assurez-vous que tous les points suivants ont été faits avant de générer votre calendrier.

  • Toutes les équipes sont dans les bonnes ligues.
  • Les bonnes ligues ont été ajoutées au calendrier (onglet 1. Choix de ligues) du calendrier.
  • Le nombre de parties par équipe et la durée des parties ont été correctement configurés (points #5 et #12 de l'article Calendrier - Configurer les paramètres de ligues).
  • Les journées où il n'y aura pas d'activités ont été fermées au préalable (voir l'article Comment fermer l'organisation pour une journée donnée).

Bonnes pratiques pour la création de plages horaires

Cette tâche cruciale à la génération d'un calendrier compte deux tâches principales à effectuer.

  • La création des plages horaires.
  • La distribution des plages aux ligues qui peuvent y jouer.

Créer les plages horaires

1- Allez à la page Calendriers et validations.
2- Cliquez sur le calendrier à générer.
3- Allez à l'onglet 3. Plages horaire et calendrier.
4- Cliquez sur le bouton Ajouter une plage horaire.

5- Choisissez les dates de début et de fin de la plage horaire. Par exemple, du 8 janvier 2018 au 12 mars 2018.

Pour la majorité des cas, les dates de début et de fin de la plage horaire seront les dates de début et de fin de votre saison, excluant les séries éliminatoires.

Il est tout de même possible de créer des plages de plus courtes durée qui couvriraient une partie seulement de la saison, et ce, pour diverses raisons qui varient selon vos besoins.

6- Choisissez l'heure de début des parties et l'heure de fin (lorsque le dernier match se termine). 

7- Choisissez la journée (au moins une plage devra être créée pour chaque journée où il y aura des parties).

8- Choisissez l'alternance. La très grande majorité du temps, le choix sera celui par défaut (même jour). 

L'alternance, qu'est-ce que c'est?

Dans le cas où plus d'une ligue partage la même plage horaire, vous pouvez choisir de faire alterner les ligues sur ces plages soit le même jour ou le jour suivant.

Par exemple, si vous avez quatre parties le dimanche et que deux ligues peuvent y jouer.

Même jour : la semaine 1, les deux premiers matchs seront typiquement donnés à la ligue A, et les deux derniers matchs seront typiquement donnés à la ligue B. La semaine 2, ce sera plutôt la ligue B qui aura les deux premières plages et la ligue A aura les deux dernières, etc.

Jour suivant : la semaine 1, les quatre parties seront données à la ligue A. La semaine 2, les quatre parties seront données à la ligue B, et ainsi de suite.

9- Choisissez la ou les surfaces où les parties peuvent être jouées pour cette plage horaire.

10- Saisissez le ratio 100 % à la première ligue de la liste. Les bons ratios seront gérés plus tard à l'étape 2, lorsque la distribution des plages aux ligues qui peuvent y jouer sera effectuée (voir ci-dessous dans cet article).

11- Enregistrez la plage horaire et répétez pour toutes les plages horaires jusqu'à ce que toutes les plages soient créées.

Comment est-ce que le générateur calcule le nombre de plages disponibles?

Pour chaque plage horaire que vous avez créée, vous pourrez y placer des parties.

La formule pour calculer le nombre de plages horaires disponibles pour y placer des parties est la suivante.

Pour la durée de la plage :

X jours * Y plages par jour * Nombre de surfaces = Qté totale de plages disponibles.

Exemple : plage horaire de dix semaines

10 (jours) * 4 (plages par jour) * 2 (surfaces) = 80 plages disponibles.

Créer le bon nombre de plages horaires pour le nombre de parties à jouer

Le générateur calcule automatiquement le nombre de parties que chaque ligue doit jouer, selon le nombre de parties par équipe et le nombre d'équipe dans la ligue.

Si vos ligues jouent un total de 200 parties, il est recommandé d'avoir exatement 200 plages horaires disponibles pour y placer des parties. 

Si plus de plages que nécessaires sont créées, les dernières parties pourront être espacées avec des plages où aucun match ne sera placé.

Préparation avant de commencer la distribution des plages horaire aux ligues

Avant de de distribuer les plages disponibles aux différentes ligues, vous devez savoir quand chacune de vos ligues peut jouer.

Pour cet exemple, nous utiliserons deux ligues, le C2 et le C3.

Nombre de parties totales à placer : 160
Durée de la saison : 10 semaines
Parties jouées sur quatre jours par semaine et quatre plages horaires par jour pour un total de 16 plages par semaine.

C2
120 parties à placer
12 parties par semaine
2x lundi, 4x mardi, 2x mercredi, 4x jeudi
75 % du total des parties

C3
40 parties à placer
4 parties par semaine
2x lundi et 2x mercredi
25 % du total des parties

Distribution des plages horaires aux ligues

Maintenant que vous avez une bonne idée de la répartition des plages aux ligues, vous êtes prêt à attribuer ces plages aux ligues.

1- Cliquez sur la première plage horaire. Pour cet exemple, il s'agit de la plage du lundi.
2- Saisissez le % de plages (ratio) à distribuer à chacune des ligues pour cette plage horaire.

Nous savons qu'il y a quatre parties par lundi, et que le C2 et le C3 y joueront chacun deux parties, soit 50 % des parties disponibles sur cette plage.

3- En cliquant sur le bouton Calculer, le système indique combien de plages seront attribuées à chaque ligue. Vous pouvez le faire pour valider que tout est correct.

4- Le nombre de parties attribuées à chaque ligue est ensuite affiché à la colonne Ratio parties/plages. Dans ce cas-ci, 20 plages ont été données à chaque ligue, soit 50 % du total des 40 disponibles.

5- Saisissez cette plage horaire et continuez avec la suivante : le mardi.

6- Après avoir ouvert la plage du mardi, entrez le pourcentage des 40 plages à attribuer à chaque ligue.

Pour notre exemple, seul le C2 jouait le mardi et donc, 100 % des plages lui sont attribuées (40).

7- Seulement les ligues qui doivent jouer sur une plage horaire devraient être cochées. Sur cet exemple, nous avons décoché le C3 et le % est à 0.

8- Répétez l'exercice pour toutes les plages horaires restantes en les attribuant aux bonnes ligues avec le bon nombre de plages pour chacune.

Détail de la distribution des plages horaires aux ligues

9- Au fur et à mesure que vous attribuez des plages horaires aux ligues, les données sont mises à jour à la section Détails de la page. 

10- La colonne Total du tableau vous indique le nombre de parties qui a été attribué aux plages horaires pour chacune des ligues.

Sur cet exemple, nous avons fait trois journées sur quatre. Ainsi, il reste 40 plages à placer pour le C2, alors que le C3 est prêt.

11- Le tableau de plages horaires indique le nombre de plages disponibles (120 sur l'exemple).

Nous avons besoin de 160 plages disponibles, soit 40 de plus, qui seront créées pour le jeudi.

12- Les plages non disponibles sont les plages où le générateur ne peut pas placer de parties. Soit parce que vous avez fermé l'organisation pour certaines journées, ou soit parce que d'autres parties sont déjà générées sur ces plages dans un autre calendrier.

13- Les plages non utilisées sont des plages qui ont été créées, mais qui n'ont pas été attribuées à une ligue. Idéalement, avant de lancer la génération du calendrier, le nombre de plages non utilisées devrait être de 0.

La génération du calendrier

Lorsque toutes les parties à jouer de chacune des ligues ont été attribuées à une plage horaire, vous êtes prêt à lancer la génération du calendrier.

Vous êtes maintenant prêt à cliquer sur le bouton Générer le calendrier, qui est maintenant activé.

1- Cliquez sur le bouton Générer le calendrier. La génération est maintenant lancée!
2- Vous êtes maintenant redirigé à la page Calendrier et validations, avec un statut de calendrier « En attente (Rang : 1) ».
3- Rafraîchissez la page (soit en cliquant sur le menu Calendrier et validations à gauche, soit avec la touche F5 (sur PC) ou CMD+R (sur Mac) pour voir le nouveau statut de génération.
4- Lorsque le statut de génération affiche Complété, vous êtes prêt à visualiser les résultats du calendrier en cliquant sur le bouton Voir le calendrier et validations.

Voir le prochain article sur la validation du calendrier.

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